Avstämningsskrivelser skickas i ett tidigt skede av FI:s undersökningsprocess och syftar till att kontrollera fakta. Avstämningsskrivelser kan ibland också innehålla preliminära bedömningar, men dessa bygger på att den information som FI erhållit är och har uppfattats korrekt.
En undersökning innebär att FI gör en formell bedömning av om ett företag uppfyller kraven i regelverket.
Som ett led i undersökningen skickas i normalfallet en avstämningsskrivelse till det aktuella företaget i syfte att kontrollera fakta. I avstämningsskrivelsen beskrivs de iakttagelser och preliminära bedömningar som görs med utgångspunkt från det som hittills framkommit. Avstämningsskrivelsen ger en möjlighet för företaget att inom en viss tid yttra sig över FI:s iakttagelser och preliminära bedömningar. Den fyller därmed en viktig funktion för att kontrollera fakta och iakttagelser och säkerställa att FI har ett korrekt underlag.
Det är först i den så kallade slutskrivelsen som FI gör en samlad bedömning och informerar företaget om att undersökningen avslutas. I slutskrivelsen beskrivs vilka brister och svagheter som FI har identifierat samt de rekommendationer om åtgärder som FI anser bör vidtas. I det fall bristerna och svagheterna bedöms som mer allvarliga går undersökningen vidare till en sanktionsprövning.